Scritto da Alessandro Marinello
Cosa hanno in comune la celebre serie tv spagnola “La casa di Carta” e il lavoro quotidiano di un team di tecnici in provincia di Varese? La sfida contro il tempo, la preparazione estrema di ogni dettaglio e la consapevolezza che ognuno in squadra ha un ruolo. Questa è la storia di una squadra di specialisti workplace alle prese con un progetto speciale per permettere ai medici iscritti di sostenere in piena sicurezza e nel rispetto delle normative ministeriali la prova per essere ammessi nelle scuole di specializzazione.
Alessandro Marinello, System Engineer di Elmec è stato un po’ il “Professore” di questa operazione e ci racconta come il team Elmec ha pianificato e portato avanti la missione per garantire un servizio ad oltre 400 utenti in contemporanea, in meno di 15 giorni.
Progetto Uninsubria: un colpo da maestri
A poco meno di 15 giorni dal concorso per l’ammissione alle Scuole di Specializzazione di Medicina che ogni anno determina il futuro di molti professionisti ci viene lanciata una sfida inaspettata: la Camera di Commercio di Varese chiede al nostro team di tecnici di preparare in tempo record nel nostro laboratorio 412 computer, secondo specifiche indicazioni, e di progettare un sistema intelligente per eseguire il collaudo richiesto dal Ministero su ogni postazione utente.
Nello specifico, il collaudo prevede l’installazione di un applicativo, l’esecuzione di una simulazione di esame, costituito da 140 domande in 3 ore, per ogni computer e il recupero repentino dell’esito dai 412 device con il salvataggio dei file in un archivio centrale in modo che risulti subito evidente ai commissari se qualche risultato non è presente.
Come siamo riusciti a realizzare tutto in 15 giorni ed arrivare preparati al D-Day?
Con gli strumenti necessari che avevamo già acquisito negli anni di esperienza: è solo una questione di pianificazione.
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La progettazione "a tavolino" del colpo
-15 giorni al D-Day
In primo luogo abbiamo studiato il “campo di battaglia” per scegliere come la squadra poteva muoversi nel modo migliore e quale compito ogni membro doveva svolgere. A ciascun tecnico infatti in fase di preparazione sono state assegnate delle procedure da eseguire, secondo il proprio ruolo nel team, per riuscire ad essere complessivamente veloci ed efficaci.
La piantina creata per suddividere le attività in aree e la divisione realizzata il giorno della prova.
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Il recupero dell'arsenale in magazzino
-10 giorni al D-Day
Tutti i 412 computer dovevano essere preparati nel nostro laboratorio a tempo record, senza errori, configurati secondo le richieste specifiche, identificabili e ben rintracciabili.
Grazie all’esperienza pregressa nella preparazione di un gran numero di computer e a un processo collaudato che ci ha consentito di ottimizzare il tempo a disposizione, siamo riusciti ad avere sempre tutto sotto controllo.
I computer sarebbero stati posizionati secondo lo schema impostato e collegati solo alla rete WiFi. Nonostante i device fossero tanti e tutti uguali, era fondamentale che fossero perfettamente identificabili con l’associazione hostname-indirizzo IP in modo da trovare la loro esatta posizione. Allo stesso tempo, dovevamo essere in grado di operare su grandi numeri di computer contemporaneamente, nel minor tempo possibile e da postazioni centralizzate di controllo.
Per riuscire in questo abbiamo valutato che la soluzione più efficace fosse l’utilizzo di strumenti di client management, gli stessi che ogni giorno utilizziamo durante le nostre attività per essere veloci e precisi nel monitoraggio. A questo punto abbiamo configurato due postazioni che ci avrebbero permesso di installare e disinstallare applicazioni, riavviare, spegnere da remoto tutti i computer in breve tempo e in modalità agentless, quindi senza installare altre applicazioni.
Sopra alcuni tecnici preparano e configurano i computer in magazzino, secondo le indicazioni ministeriali.
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La formazione con il Professore
-6 giorni al D-Day
Era arrivato il momento di definire il piano d’attacco passo per passo, affinché la squadra sapesse muoversi senza problemi sul campo di battaglia. Su ogni computer abbiamo dovuto installare e poi rimuovere un applicativo, tramite gli strumenti di deployment solutions che usiamo quotidianamente per facilitare la gestione dei computer client in ambiente. Questi ci hanno permesso di eseguire automaticamente i processi di installazione e disinstallazione da remoto, nonché di spegnere o riavviare all’occorrenza i computer.
Per verificare che tutto funzionasse al 100%, abbiamo dovuto completare una simulazione dell’esame e trovare il modo di copiare il risultato del test in un repository centrale. A questo scopo abbiamo realizzato uno script che in automatico, riconoscendo a quale gruppo appartenesse il computer, copiava il risultato dell’esame in una cartella condivisa di rete specifica e segnalava quale candidato su quale computer avesse completato il test. Come si faceva prima di oggi? Con una tecnica decisamente più vintage: i commissari della prova copiavano a mano i file con le chiavette usb.
La fase di briefing con i tecnici workplace e l'applicativo utilizzato per la consegna dei test completati nella directory.
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Il collaudo
-3 giorni al D-Day
Il giorno del collaudo il nostro team si è recato sul campo per simulare quanto studiato fino ad ora. In base al piano condiviso con tutti, la formazione d’attacco era così strutturata: 20 tecnici divisi in 5 squadre, a ciascun gruppo era stato assegnato un settore. In ogni team era stato individuato un referente per comunicare con il punto di controllo che da remoto eseguiva le operazioni. Questa gerarchia nella linea di comando permetteva di evitare il caos e soprattutto di motivare la squadra, anche grazie allo snack point che offriva speciali riconoscimenti a base di zuccheri.
Riuscendo a gestire in modo centrale tutte le operazioni, ai colleghi spettava il solo compito di controllare che le operazioni venissero eseguite correttamente, senza in teoria dover intervenire manualmente.
Il giorno del collaudo presso la sede della prova.
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La squadra è pronta a colpire!
Il D-Day è arrivato
Dopo due settimane intense di studio e preparazione, il nostro team di tecnici è pronto per affrontare la sfida con tutte le armi a sua disposizione e formato a gestire ogni imprevisto.
Le tecnologie che usiamo tutti i giorni sono state implementate nel progetto per ottimizzarlo da ogni punto di vista. Nessun dettaglio è stato lasciato al caso come nei piani del professore…
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Sopra la squadra de "La Casa di Carta", accanto uno dei nostri team di tecnici.