Scritto da Laura Conti
Come implementare un piano di business continuity che preveda la distribuzione e la configurazione di nuovi dispositivi per supportare il telelavoro? Cosa è cambiato con l’emergenza Covid-19 e qual è il ruolo dell’IT nel traghettare le aziende verso la fase 2 dell’emergenza? Ecco alcuni punti fermi emersi in queste settimane
Diario di bordo, 23 aprile. Quarantatreesimo giorno di navigazione solitaria dall’inizio del lockdown. Di solitario c’è ben poco. In realtà il mio ufficio virtuale tra call su Jabber, riunioni o formazioni via WebEx, Teams, Zoom, Hangouts e Skype, allineamenti su Google Docs, gruppi Whatsapp, e-mail non è mai stato così affollato. Poi c’è la videochat coi nonni, il gruppo dell’asilo nido e quello degli amici che durante la quarantena sono diventati tutti più chiacchieroni. Tutte queste informazioni viaggiano sui nostri dispositivi creando non poche preoccupazioni per il dipartimento IT il cui carico lavoro è aumentato improvvisamente per adeguare l’azienda al nuovo stile di vita dettato dal distanziamento.
È come se il traffico della tangenziale Ovest di Milano, della Salerno-Reggio Calabria e del raccordo Anulare si riversasse tutto su una sola autostrada digitale composta da reti aziendali più o meno accessibili da remoto, client degli utenti e piattaforme e servizi in cloud.
Le imprese faticano a mantenere la continuità aziendale durante il lockdown stabilito per frenare la pandemia da Coronavirus, e lavorare da casa (Work From Home) è tra le strategie principali ormai in tutti i Paesi. Secondo una recente indagine del portale Infojobs: il 72% delle aziende italiane ha messo a disposizione in tempi brevi mezzi e strumenti per permettere ai collaboratori di proseguire il lavoro da remoto. Tuttavia solo 15% della forza lavoro attualmente svolge le proprie mansioni dalla scrivania di casa.
In questo panorama la sfida principale per l’IT è quella di supportare i decision maker aziendali nel mantenere la continuità operativa dei reparti che possono lavorare da remoto, trovando nuovi modelli operativi e implementando le tecnologie più adatte in poco tempo. In questa situazione la scelta dei device diventa di cruciale importanza così come avere un piano di business continuity da remoto.
Business continuity da remoto: le difficoltà per le aziende
Viaggiamo sulla stessa autostrada ma non tutti siamo dotati degli stessi ‘veicoli’ per percorrerla. C’è chi con l’inizio del lockdown ha semplicemente staccato l’alimentatore del portatile per continuare a lavorare da casa senza sostanziali modifiche alle sue abitudini digitali e chi invece per necessità o per condizione lavora su macchine desktop sulla rete aziendale e oggi deve riadattarsi a soluzioni differenti come il VDI. Per non parlare di chi deve confrontarsi con policy aziendali pre-esistenti che, ad esempio impediscono di portare i dati fuori dalla rete locale. In questa situazione è ancora più difficile per l’IT tenere il timone della flotta aziendale e assicurare la business continuity per i propri utenti, ma non è impossibile.
Fonte: YouGov.IT - Statista
Business continuity e remote workers: meglio prevenire che curare
Nel mezzo dell'attuale pandemia, tentare di stabilire ex novo un processo di Business Continuity Management (BCM) pienamente efficace è impraticabile per coloro che non hanno un programma preesistente. Quindi la situazione ottimale è quella delle aziende che hanno già previsto un piano di BCM da remoto: certamente le piccole e medie imprese non hanno gli stessi mezzi delle grandi compagnie e la portata della pandemia è stata talmente improvvisa da non dar tempo all’IT di prepararsi adeguatamente. Alcune aziende che avevano solo poche decine di lavoratori in smart working hanno dovuto attivarsi per abilitare anche 500 utenti da remoto dall’oggi al domani.
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Per questo in mancanza di un piano B e di procedure stabilite in precedenza l’IT può gradualmente normalizzare la situazione di emergenza: come? Stabilendo, innanzitutto, in collaborazione con le altre funzioni aziendali, una nuova policy per il lavoro da remoto, monitorando lo stato dei dispositivi aziendali con appositi tool che permettono il controllo degli asset software e hardware e implementando nuove procedure per l’assistenza tecnica e agli utenti che siano sostenibili anche a distanza.
Smart Working - Andy Anderson Cartoons
A chi guida la trasformazione digitale in azienda è stata chiesto di accelerare i processi: sono impennati gli utenti unici che in questo mese hanno cominciato ad utilizzare Microsoft Teams, Zoom o applicativi analoghi.
Fonte: YouGov Italy - Statista
Ecco perché un metodo di adozione di nuovi strumenti e piattaforme come quello Agile, si sposa particolarmente con la situazione: test svolti su piccoli gruppi o team e reiterati anche su cicli settimanali possono aiutare ad individuare le soluzioni più corrette per l’azienda.
Business continuity: un’unica strategia per diversi utenti
La flessibilità è la prima qualità che l’IT deve saper dimostrare in piena crisi. E la stessa flessibilità di questi tempi si deve riflettere anche sui fornitori e sui partner tecnologici. Questo perché sin dai primi giorni dell’emergenza si è reso necessario l’acquisto di nuove dotazioni informatiche, infrastrutture e la messa a punto di tutti i nuovi dispositivi da parte dell’IT.
La società di analisi di mercato Context rileva che in Italia, nelle sole prime tre settimane di marzo, le vendite dei PC notebook sono cresciute del +110,3%; anche la Spagna ha segnato nel mercato distributivo un +87% mentre altri paesi come La Germania e UK crescono con una percentuale importante, sopra il 50 percento. E comunque, la crescita è generalizzata in tutti gli altri paesi europei con percentuali in doppia cifra.
La corsa ai rifornimenti informatici non deve fare però dimenticare l’importanza di alcuni passaggi come lo staging, la messa a dominio e la configurazione della VPN. Per questo è importante prevedere un processo di roll out specifico delle macchine che contempli la consegna anche a domicilio, oltre al supporto agli utenti nelle prime fasi di adozione del dispositivo.
Guasti hardware: è l’assistenza che fa la differenza
Cosa succede in caso di guasto a un dispositivo? Se il responsabile IT di una piccola realtà da sempre è abituato a girare ufficio per ufficio per rispondere a tutte le esigenze degli utenti, oggi si trova certamente nella condizione di non poter effettuare un servizio porta a porta a casa dei diversi dipendenti. Lo stesso utente non può sfidare il blocco alla circolazione per sostituire una tastiera rotta o una docking station difettosa.
Anche qui ha un ruolo fondamentale giocare d’anticipo rispetto agli eventuali malfunzionamenti dei dispositivi: quanti hanno concordato con i propri fornitori degli SLA di servizio chiari, e scelto formule di garanzia trasparenti sulla sostituzione o riparazione dei device, oggi hanno meno problemi a garantire la continuità di servizio ai propri utenti.
Nonostante le difficoltà logistiche riguardino anche i provider di servizi IT, la possibilità di intervenire sulle postazioni da remoto e una capacità logistica consolidata hanno permesso di risolvere più di un problema alle aziende in questi giorni di lockdown.
Business continuity e device: una lezione verso la nuova normalità
Le aziende stanno imparando a lavorare in modalità prevalentemente remota, superando ostacoli che un tempo sembravano insormontabili. Una lezione che sicuramente tornerà utile a quanti dovranno adattarsi progressivamente ad una nuova normalità e che ha dimostrato quanto sia fondamentale il ruolo del CIO e del responsabile dei servizi informativi in questi giorni e il loro posto di diritto al tavolo dove si discute la ripartenza. Le stesse persone che, con risorse limitate e durante cambiamenti repentini, hanno garantito la continuità lavorativa a centinaia di utenti, “catapultati” a casa a causa della pandemia, quelle che hanno contribuito a regolare il traffico su queste nuove autostrade digitali e a garantire la sicurezza dei dati aziendali.
Oggi, dopo settimane di navigazione a vista, gli IT manager e i CIO possono e devono, in collaborazione con le diverse funzioni aziendali, cominciare a gettare le basi di un nuovo digital workspace: un cambiamento che certamente persisterà anche una volta sconfitto il virus.
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